Študentské stránky | Bazár skrípt | Odkazovač | Linky

Hľadaj aj na .sk .cz webe


Psychologické hľadiská sekretárskej práce

Štefan Vantroba, Jožo Kukura 

Poslanie sekretariátu:

Sekretariát je pomocným aparátom vedúceho pracovníka, poslaním sekretariátu je prispievať k zvýšeniu účinnosti práce toho pracovníka. Robí to kvalifikovaným výkonom pomocných riadiacich činnosti, účelným organizovaním času a práce vedúceho pracovníka, ako aj úsilím o vytváranie priaznivých vzťahov na pracovisku.

Predpoklady úspešnej sekretárskej práce:

V sekretariátoch pracujú zväčša ženy. Aby sekretárka lepšie zvládla svoje úlohy, musí si osvojiť určitý štýl a zorganizovať si prácu tak, aby pre čisto pracovné úkony netrpeli povinnosti spoločenského rázu. Musí vedieť správne vystupovať medzi ľuďmi a utvárať vhodnú pracovnú i spoločenskú atmosféru, ktorá zodpovedá zámerom vedúceho pracovníka. Sekretárka sa tak stáva predĺženou spoločenskou rukou svojho nadriadeného. Na vyjadrenie tejto jej funkcie používame označenie sekretárka – hosteska. Na prípravu sekretárky – hostesky nestačia iba kurzy a knihy o etike a stolovaní. Pre správanie a konanie sekretárky neexistujú nejaké presné pravidlá, ktoré by sa dali použiť vo všetkých situáciách rovnakého alebo podobného rázu. Funkčne správanie sekretárky je súčasťou jej štýlu práce. Pri spoločenskej príprave pracovníkov sekretariátu plní významnú úlohu psychológia sekretárskej práce. Sekretariát väčšinou svojho času trávi komunikáciou z vonkajším okolím. Formy tejto komunikácie môžu byť priame a nepriame, môžu byť individuálne alebo kolektívne a pod. Počas komunikácie sa formulujú a vymieňajú názory, získavajú sa ďalšie skúsenosti, ovplyvňujú sa ľudia a upevňujú vzťahy. Je však isté, že prácu uľahčuje asi to, čo odporúča všeobecná a pracovná etiketa čiže predovšetkým:

- systematickosť myslenia
- jasnosť cieľu a úmyslu
- výber miesta a času
- forma i obsah prejavu
- umenie vžiť sa do situácie iných
- súlad medzi slovami a činmi
- umenie počúvať

Popri uvedených predpokladoch dotvárajú osobnosť sekretárky aj niektoré žiaduce charakterové črty. Patrí medzi ne najmä diskrétnosť, spoľahlivosť, dôslednosť, iniciatívnosť, ochota, taktnosť.

Osobný styk v sekretárskej práci:

Medzi činnosťami sekretárky sa na prvom mieste uvádza osobný styk. Z psychologického hľadiska  môžeme za najnáročnejšie sekretárske činnosti v danej oblasti pokladať prijímanie návštev a prípravu porád u vedúceho.

Prijímanie návštev, rokovanie z návštevníkmi, starostlivosť o nich, utvorenie vhodného prostredia, schopnosť nadviazať rozhovor, sú z psychologického hľadiska preto také náročné, že návštevník si podľa prijatia utvára prvý dojem o osobnosti sekretárky, ale aj o jej vedúcom.

Príprava porád vedúceho obvykle zahŕňa tieto činnosti:

- určenie účelu, náplne a charakteru porady
- určenie okruhu účastníkov
- určenie termínu a rozsahu porady
- zabezpečenie vhodnej miestnosti z ohľadom na počet účastníkov  a dĺžku porady
- príprava materiálov na poradu
- príprava a včasné odoslanie vhodne štylizovaných pozvánok

Význam kvality osobného styku:

Pre kvalifikovanú a skúsenú sekretárku má osobný styk z ľuďmi mnohoraký význam. Preto sú pre sekretárku ktorá chce mať dobrú úroveň nevyhnutné základné poznatky z psychológie, najmä z psychológie osobnosti. Pomôžu jej nielen ľudí poznávať, a tým odstraňovať niektoré konfliktové situácie, ale aj získať si ich dôveru. Osobným stykom aj ovplyvňujeme svoje okolie, presadzujeme svoje názory, pôsobíme na myslenie a rozhodovanie iných ľudí, a teda aj riadime ich činnosť ak sa to od nás očakáva alebo vyžaduje. Osobný styk sekretárke umožňuje, aby svoje vedomosti uplatnila vo vhodnej chvíli, aby si vybrala vhodný okamih, i spôsob rozhovoru, aby vzbudila celkový dobrý dojem kultivovaným vyjadrovaním, estetickou úpravou svojho zovňajšku i vhodným spoločenským vystupovaním a taktom.

Písomný styk sekretárskej práci:

Táto oblasť zahŕňa napríklad triedenie a evidenciu pošty, nielen tej, ktorá prišla pre úsek vedúceho, ale aj tej, ktorá z neho odchádza, starostlivosť o obeh písomnosti medzi útvarmi a oddeleniami, zhotovovanie čistopisov listov vedúceho i samostatné vybavovanie jednoduchšej korešpondencie, kontrolu úpravy a náležitostí písomností, ktoré sa predkladajú vedúcemu na podpis, vedenie príručnej registratúry.

Význam kvality písomného styku:

V písomnom styku a písomnom prejave sekretárky sa nemôžu uplatniť mnohé faktory, ktoré sú dôležité pri osobnom styku. Preto preň platia trocha iné zásady. Ich význam si najlepšie ukážeme na forme listu.

1.        List pôsobí na príjemcu dlhšie než ústny prejav, príjemca sa môže k listu vracať a čítať ho niekoľko ráz.
2.        Psychologický význam listu je v tom, že dobre, v pokoji a z rozvahou napísaná správa môže pôsobiť lepšie, než zlé vedený rozhovor.
3.        Výber vhodných výrazov i celkovú štruktúru listu možno lepšie premyslieť než pri ústnom prejave.
4.        Formálna stránka listu – úprava, typ písma, starostlivosť vypracovania – je dôležitou zložkou jeho psychologického pôsobenia na príjemcu.

Kultúrnosť verbálneho a neverbálneho prejavu:

Medzi verbálne prejavy patrí predovšetkým hovorené slovo, naša reč, sila hlasu, intonácia, stavba viet, zaujímavosť postrehov, výber slov a ďalej začiatočný nezáväzný rozhovor na navodenie atmosféry, vhodné žartovanie, udržiavanie cudzej pozornosti, vhodnosť a nevyhnutnosť páuz, správne proporcie medzi rozprávaním a počúvaním a podobne.

Medzi neverbálne prejavy nesporne patrí celkový vzhľad vrátane oblečenia a hygieny. Zaraďujeme sem aj tie úpravy prostredia, ktoré sme robili sami alebo ktoré sme mohli ovplyvniť.

Na dobrú a kvalifikovanú prácu potrebujeme teda aj reč. Umenie rozprávať nieje vrodené, vrodená je iba schopnosť vyjadriť sa slovom. Rozprávať sa musíme učiť, reč si musíme cvičiť a na to treba vytrvalosť, dodržiavanie zásad a utvorenie určitého systému. Stačí málo: veľa čítať, často rozprávať, občas kontrolovať svoj celkový prejav pomocou zrkadla a magnetofónového pásu, nepoužívať slová, ktorých význam nám alebo návštevníkovi nieje celkom jasný, vyhýbať sa zbytočným cudzím a najmä módnym výrazom, ktoré robia z viet frázy, a dbať na rady, ktoré pomáhajú zdokonaľovať vyjadrovanie. Etika reči spočíva v tom, že reč používame iba na vyjadrovanie dobrých citov, že ju nezneužívame.

Kultúra neverbálneho pôsobenia. Ako sme si povedali na ostatných ľudí nepôsobíme iba slovom, ale aj tým, akým spôsobom rozprávame, čo všetko zo slovami robíme, ako rýchlo nimi reagujeme a čím ich predávame.

Náš styk s ostatnými neovplyvňujeme iba mi sami. Pôsobí tu aj okolie – príroda, rastliny, živočíchy, predmety, veci a rozličné situácie. Inak sa správame na pracovisku, inak v byte alebo na cintoríne. Istú úlohu hrajú aj farby zvuky a vône

Projekt hostuje Slovaknet.
Ubytovanie | Kúpele | Austrália | Práca v Kanade | Catering | Last minute dovolenka